Press

Konvoj och Tjörns kommun i lyckat samarbete

24 mars 2025

Schemaoptimering med AI inom omsorgssektorn – Tjörns kommun och Konvoj i lyckat samarbete ger banbrytande förbättringar

Stockholm 24 mars: Tjörns kommun har tillsammans med Konvoj genomfört en satsning på AI-driven personalschemaläggning inom vård- och omsorgssektorn. Detta innebär att där man tidigare lagt schema för hand, kan man nu skapa optimala scheman snabbare och med större individanpassning, med hjälp av AI.

En nyligen genomförd nyttokalkyl gjord av Tjörns kommun visar att satsningen har möjliggjort en smartare planering av vårdens resurser och en mer hållbar process för personalplanering. Projektet har genomförts utan att några schemaregler för personalen har förändrats, men har ändå lett till smartare resursfördelning, större grad av individanpassning och en snabbare och smidigare schemaläggningsprocess.

Tydliga resultat från nyttokalkyl: 70% färre övertidstimmar och 30% färre vikarietimmar

Konvojs verktyg hjälper schemaläggare och chefer att få ihop det komplexa pussel som bemanningsplanering är. Schemaläggaren matar in alla parametrar som schemat ska utgå ifrån, och låter sedan AI:n lösa hur allt ska passa ihop. Här involveras med fördel personalen för att uttrycka sina preferenser kring olika schemaförslag.

“Samarbetet med Konvoj har gjort schemaläggningen mer effektiv och överskådlig, vilket har lett till en smidigare schemaprocess, minskad administration och en bättre efterlevnad av arbetslagstiftning och kollektivavtal” säger Ulrika Kjellberg, enhetschef på Tjörns kommun.

De enheter som varit med i pilotprojektet har sett markant färre övertids- och vikarietimmar. Övertidstimmarna har minskat med 70% och vikarietimmarna med 30%. Dessa resultat har uppnåtts tack vare att AI:n lyckats pussla ihop bemanningen över hela perioden så att över- och underbemanning jämnas ut, och färre vikarier behöver kallas in. De minskade övertids- och vikarietimmarna har inneburit att den ekonomiska investeringen har betalat tillbaka sig själv nästan 4 gånger om.

Med patientens och medarbetarens behov i fokus

AI-tekniken gör inte bara schemaläggningen snabbare och resurssmartare, utan kan också göra den mer träffsäker ur både ett patient- och medarbetarperspektiv. AI:n gör det möjligt att hantera långt fler parametrar och önskemål i schemaläggningen än vad en människa kan hantera manuellt, vilket i förlängningen öppnar upp för större möjligheter till medarbetar- och patientanpassning utan att det sker på bekostnad av verksamheten i sin helhet.

En modell för framtiden

AI-driven schemaläggning är en självklar del av framtiden för vård- och omsorgssektorn. Samarbetet mellan Konvoj och Tjörns kommun visar att tekniken kan ge konkreta resultat redan idag – smartare resursfördelning, färre övertidstimmar och minskad administration – utan att kompromissa med personalens behov eller kollektivavtal. Konvojs teknologi är neutral och det är arbetsgivaren som tillsammans med sina medarbetare utformar ramarna för bemanningen på sin arbetsplats.

Samarbetet mellan Konvoj och Tjörns kommun markerar en viktig milstolpe för AI-driven schemaläggning inom vården. Som en av de första kommunerna i Sverige att använda denna teknik får Tjörn tillgång till en innovativ lösning som skapar en mer hållbar och resurssmart planering. Behovet av smarta schemaläggningslösningar växer, och erfarenheterna från Tjörn kan bli en modell för andra kommuner som vill optimera sina resurser och förbättra arbetstidsvillkoren inom vård och omsorg.

“Vi är så glada över de starka resultat som Tjörns kommun uppnått med hjälp av Konvojs plattform. Vi sätter också mycket stort värde på den feedback vi fått från medarbetare, chefer och schemaläggare på Tjörn genomgående under samarbetet. Vi släpper ny funktionalitet mer eller mindre varje vecka, och det är häftigt att se utvecklingen gå så snabbt framåt” säger Tilda Back, VD och grundare av Konvoj.

Fakta om Konvoj

Konvoj är ett svenskt startup-företag som grundades 2021 av matematikern Tilda Back. Idag består teamet av 7 medarbetare som vidareutvecklar tekniken och stöttar Konvojs kunder. Visionen är en smartare planering av vårdens begränsade resurser och schysstare arbetstidsvillkor för vårdens medarbetare.

Konvoj har erhållit tre utmärkande innovationsbidrag från Vinnova mellan 2022 och 2024, och är en del av Sahlgrenska Science Parks acceleratorprogram.